เทคนิคการใช้ Powerpoint ประกอบการบรรยาย

  • PDF
  • พิมพ์
  • อีเมล

นำหลักการออกแบบและการใช้Powerpoint สามารถแยกออกได้เป็น 2 ประเด็น คือ “ด้านการออกแบบ” กับ “ด้านเทคนิค”

ด้านการออกแบบ 

ปัญหาส่วนใหญ่ที่พบคือ การเลือกใช้คู่สีที่ไม่เหมาะสมระหว่างตัวอักษรกับพื้นหลัง ทำให้คนดูมองเห็นได้ไม่ชัดเจน แนวทางที่เหมาะสมในการออกแบบคือ 

1. มีงานวิจัยพบว่า ควรใช้พื้นหลังเป็นสีเข้มมากกว่าสีอ่อน เนื่องจากสีเข้มจะช่วยลดแสงสว่างจากจอฉาย ทำให้รู้สึกสบายตามากกว่าการใช้สีอ่อนเป็นพื้นหลัง ช่วยลดความล้าของสายตาหากต้องเพ่งมองนานๆ แต่อย่างไรก็ตามการบรรยายทั่วไปที่ไม่ได้เปิดให้ผู้ชมจ้องนานๆ ก็สามารถเลือกใช้พื้นหลังสีอ่อนได้ 

 

2. นอกจากนี้ในการเลือกสีพื้นหลัง ต้องพิจารณาขนาดของห้องบรรยาย หากเป็นห้องขนาดเล็กไม่เกิน 20 ฟุต จากผู้พูดถึงผู้ฟังคนหลังสุด สามารถใช้ได้ทั้งพื้นหลังสีเข้มหรือสีอ่อน แต่ถ้าเป็นห้องที่ระยะไกลกว่า 20 ฟุต ไม่ควรใช้พื้นหลังสีเข้ม เพราะจะทำให้คนที่อยู่หลังๆ อ่านยาก ทางที่ดีควรใช้พื้นหลังสีอ่อน หรือหากจำเป็นต้องใช้พื้นสีเข้มเพื่อให้เข้ากับเรื่องที่บรรยาย ก็ควรเพิ่มขนาดตัวอักษรให้ใหญ่ขึ้นกว่าปกติ

 

3. หากใช้ภาพถ่ายหรือกราฟิกเป็นพื้นหลัง ควรระวังเรื่องการทำให้อ่านตัวอักษรยากเพราะภาพส่วนใหญ่จะมีลวดลาย ฉะนั้นควรทำการลดหรือเพิ่มความเข้มของภาพเพื่อให้ตัวอักษรมองเห็นได้ชัดขึ้น ไม่จมไปกับพื้นหลัง หรือใช้การสร้างกรอบสีเหลี่ยมวางไว้หลังข้อความเพื่อช่วยให้อ่านข้อความได้ ชัดขึ้น

 

4. การเลือกใช้คู่สีที่เหมาะสมระหว่างตัวอักษรกับพื้นหลัง ตามหลักสากลก็คือ พื้นสีเข้มตัวอักษรสีอ่อน หรือพื้นสีอ่อนตัวอักษรเข้ม เช่น อักษรขาวหรือเหลืองบนพื้นน้ำเงินหรือพื้นดำ อักษรดำบนพื้นเหลืองหรือพื้นขาว เป็นต้น

 

5. หลีกเลี่ยงการจับคู่สีข้อความกับพื้นหลังที่ตัดกันหรือกลืนกันจนมากเกิน ไป เช่น แดงกับเขียว น้ำเงินกับแดง น้ำเงินกับเขียว เพราะจะทำให้อ่านยากและปวดสายตา (อาจยกเว้นได้ในกรณีที่ต้องการเน้นบางคำ เช่น หัวข้อ หรือ คำสำคัญ)

 

6. การใช้สีตัวอักษรที่แตกต่างไปจากข้อความอื่นๆ จะเป็นการเน้นให้ผู้เรียนสนใจบริเวณนั้นมากขึ้น แต่ไม่ควรใช้สีมากเกินกว่า 3 สี รวมสีพื้นหลังด้วย อย่างไรก็ตามต้องระวังให้สีทั้งหมดไปด้วยกันได้ดี โดยไม่ขัดแย้งกัน

ด้านเทคนิค 

1. เปิดไฟล์ไม่ได้ มักเกิดกับการใช้เครื่องของผู้อื่นในการนำเสนอ สาเหตุอาจจะเป็นเพราะ save มาไม่สมบูรณ์ หรือใช้โปรแกรมคนละ Version กัน หากเราใช้ Version สูงๆ เช่น 2007 เราก็ควรจะ save ไฟล์ version 2003 มาด้วย และก็ไม่ควร save มาเพียงไฟล์เดียวใน Flash drive อาจสำรองไว้ในแผ่นซีดีด้วย หรือส่งเมล์แนบไฟล์ไว้ในอีเมล์ของตัวเอง เผื่อเกิดปัญหากับ Flash drive หรือซีดีที่เตรียมมา

 

2. Font อ่านไม่ออกหรือเพี้ยน สาเหตุมาจากการออกแบบในเครื่องหนึ่งแต่ไปใช้งานกับอีกเครื่องหนึ่ง ส่วนใหญ่เป็นเพราะ version ที่ต่างกันของโปรแกรม รวมทั้งการเลือกใช้ font ที่เครื่องทั่วๆ ไปไม่มี ดังนั้นผู้ที่ใช้ font แปลกๆ เพื่อความสวยงาม จึงควรแนบไฟล์ font ที่ใช้มาด้วย เพื่อนำไปลงในเครื่องที่นำเสนอ แต่หากใช้ windows คนละรุ่นกัน แม้จะมี font ในเครื่องแล้วก็อาจทำให้ผิดเพี้ยนได้ แก้ไขโดยการ save ไฟล์ powerpoint เป็นไฟล์รูปแบบอื่น เช่น ไฟล์รูปภาพ หรือไฟล์ pdf เผื่อไว้ หากใช้ powerpoint เปิดแล้วผิดเพี้ยนไปมาก ก็สามารถใช้โปรแกรมดูภาพ เช่นacdsee หรือโปรแกรม acrobat reader ดูไฟล์ pgf แทนได้ หรือใช้เทคนิคการฝัง font เพื่อเอาไปเปิดที่อื่นแล้วจะได้ไม่เพี้ยน

วิธีการฝัง Font ในเอกสาร

- เปิดไฟล์ Powerpoint

- คลิ๊กที่เมนู เครื่องมือ > คลิ๊กที่ ตัวเลือก...

คลิ๊กที่แท็บ บันทึก > คลิ๊กเลือก * ฝังแบบอักษรTrue Type > คลิ๊กเลือก * อักขระฝังตัวทั้งหมด

- คลิ๊กปุ่ม ตกลง

 

3. ใช้ effect มาก ทำให้การแสดงผลช้า น่ารำคาญ

สาเหตุจาก Spec ของเครื่องที่ใช้นำเสนอ ต่ำกว่าเครื่องที่ใช้สร้าง การแสดงผล (effect) หรือเสียงที่ใส่ลงไปมาก กว่าจะเล่น effect ครบแต่ละหน้าก็ต้องใช้เวลานานขึ้น ทางที่ดีไม่ควรใช้ effect มากเกินไป และควรใช้เฉพาะที่จำเป็นเท่านั้น นอกจากนั้นการเชื่อมโยง (Link) ที่ใส่เข้าไปก็ทำให้การนำเสนอสับสนวุ่นวายเพราะต้องเสียเวลาเชื่อมโยงกลับไป บทเรียนสำคัญคือ powerpoint ที่มีประสิทธิภาพไม่ได้ขึ้นอยู่กับการใช้ความสามารถทางด้านเทคนิคของโปรแกรมให้มากที่สุด แต่ขึ้นอยู่กับการใช้เทคนิคอย่างไรจึงจะเหมาะสมหรือพอเพียง อย่าให้เทคนิคของ powerpointเข้ามาแย่งความสนใจเพราะผู้นำเสนอต้องเป็นศูนย์กลางความสนใจไม่ใช่เทคนิคที่มากจนเกินพอดี

 

4. การตั้ง screen saver / turn off monitor

บางครั้งเครื่องที่ใช้นำเสนอมีการตั้ง screen saver ไว้ เช่น หากไม่มีการขยับเมาส์ก็ให้เปลี่ยนหน้าจอเป็นภาพที่ตั้งไว้ หรือบางทีสัญญาณก็หายไปเลยเพราะตั้ง turn off monitor ไว้เพื่อประหยัดพลังงาน ฉะนั้นก่อนที่เริ่มการนำเสนอเราควรจะตรวจดูให้ดีก่อนนะครับว่าเครื่องที่ใช้มีการตั้งโหมดนี้ไว้หรือไม่ หรือให้เจ้าหน้าที่ควบคุมให้ช่วยดูให้ก็ได้

 

5. รายละเอียดหรือภาพที่อยู่ติดขอบเฟรมหายไป

เป็นเพราะการกำหนดขนาดหน้าจอของคอมพิวเตอร์กับเครื่องฉายไม่สัมพันธ์กัน ฉะนั้นก่อนเริ่มนำเสนอจริง เราจึงควรทดลองเปิดดูก่อนทุกหน้าทุกเฟรมของ Powerpoint ว่ามีส่วนที่ขาดหายไปหรือไม่ ถ้าพบว่าขาดหายไปก็ควรให้เจ้าหน้าที่ควบคุมปรับแต่งคอมพิวเตอร์กับเครื่องฉายให้พอดีกัน หรือควรออกแบบโดยเหลือพื้นที่ขอบๆ เฟรมหรือหน้าจอไว้เล็กน้อย

 

6. บันทึกการกู้คืนอัตโนมัติ

เพื่อป้องกันเวลาขณะทำงานแล้วเครื่องแฮ้งค์ ทำให้สามารถกู้เอกสารขึ้นมาได้ โดยมีวิธีการบันทึกการกู้คืนอัตโนมัติดังนี้

- เปิดโปรแกรม Powerpoint

- คลิ๊กที่เมนู เครื่องมือ > คลิ๊กที่ ตัวเลือก > คลิ๊กแท็บ บันทึก > เลือก R บันทึกการกู้คืนอัตโนมัติทุกๆ...ระบุเวลาที่จะบันทึกอัตโนมัติ... นาที

- คลิ๊กปุ่ม ตกลง

 
Free Joomla Templates by JoomlaShine.com